Bakanlıklar Mevzuatı  
Resmi Gazete Tarihi: 03.05.1999 Pazartesi Sayı: 23684 (Asıl) 
Başbakanlıktan; 
 
TÜRKİYE ATOM ENERJİSİ KURUMU BAŞKANLIĞI ARŞİV YÖNETMELİĞİ 
 
BİRİNCİ BÖLÜM 
AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR 

            AMAÇ 
            Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatının elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. 

            KAPSAM 
            Madde 2- Bu Yönetmelik, Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanlığının Merkez ve Taşra Kuruluşlarını kapsar. 

            DAYANAK 
            Madde 3- Bu Yönetmelik, 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 45 inci maddesi hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır. 

            TANIMLAR 
            Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen tanımlardan; 

            a) Başkanlık; Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanlığı'nı, 

            b) Başkan; Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanı'nı, 

            c) Genel Müdürlük; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü, 

            d) Merkez Teşkilatı; Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanlığı'nda bulunan hizmet birimlerini, 

            e) Taşra Teşkilatı; Merkez teşkilatı dışında kalan araştırma ve eğitim merkezleri, enstitüleri ve benzeri birimleri, 

            f) Birim Arşivleri; Başkanlık Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerinin, görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş, günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı, Başkanlıkta; Daire Başkanlıkları ile Başkan'a doğrudan bağlı birimler düzeyinde, Taşrada; Taşra teşkilatları düzeyinde, ayrı ayrı teşkil olunan arşivleri, 

            g) Kurum Arşivi; Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süre saklandığı Başkanlık merkez arşivini, ifade eder. 
 

İKİNCİ BÖLÜM 
ARŞİV MALZEMESİ İLE  ARŞİVLİK MALZEMENİN KORUNMASI VE SAKLANMASI 

            KORUMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ 
            Madde 5- Birimler, ellerinde bulundurdukları ve Başkanlığa teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; 

            a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, 

            b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, 

            c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin %50-60 arasında bulundurulmasından, 

            d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, 

            e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, 

            f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, 

            g) Sıcaklığın mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. 

            KURUM VE BİRİM ARŞİVLERİ 
            Madde 6- Kurum belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivi" daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi" kurar. 

            Başkanlık'ta, arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5  yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. 

            ARŞİV MALZEMESİNİN GİZLİLİĞİ 
            Madde 7- Birimlerde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi arşivlere geçtikten sonra da gizlilik özelliğini korur. Bu özelliğini kaybeden arşiv malzemesinin gizlilikleri ilgili birimin görüşü alınarak Başkanlıkça kaldırılabilir. 

            ARŞİVLERDEN YARARLANMA 
            Madde 8- Başkanlığın birim ve kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesi veya arşivlik malzemenin aslı hiç bir sebep ve suretle arşivlerden dışarıya verilmez. 

            Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve isbatı gerektiğinde, usulüne göre verilmesi Başkanlık onayı ile mümkündür. 
 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 
BİRİM ARŞİVİ İŞLEMLERİ 

            BİRİM ARŞİVİNE VERİLECEK MALZEMENİN AYRIMI VE HAZIRLANMASI 
            Madde 9- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. 

            Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; 

            a) Birimi, 
            b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), 
            c) Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti, 
            d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak sureti ile hazırlanır. 

            Ancak istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir) esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. 

            İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "GİZLİ" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. 

            Gizlilik dereceli kamu evrakı, gizliliği kaldırılmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder. 

            Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir. 

            UYGUNLUK KONTROLÜ 
            Madde 10- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; 

            a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibarıyla aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, 

            b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, 

            c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, 

            d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, 

            e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, 

            f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, 

            g) Defterlerle, ciltlenmiş ve zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, 

            h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, 

            ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, 

            bakılır, eksikler varsa tamamlanır. 

            Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. 

            MALZEMENİN BİRİM ARŞİVİNE DEVRİ 
            Madde 11- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim 
arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. 

            Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir. 

            Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. 

            BİRİM ARŞİVİNE DEVREDİLMESİ GEREKMEYEN MALZEME 
            Madde 12- Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. 

            MALZEMENİN BİRİM ARŞİVİNDE TASNİFİ VE YERLEŞTİRİLMESİ 
            Madde 13- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. 

            Birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 20 nci madde hükümlerine göre yapılır. 

            BİRİM ARŞİVİNDE AYIKLAMA VE İMHA 
            Madde 14- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır. Ancak, taşra teşkilatlarında ayıklama ve  imha işlemleri, Yönetmeliğin 18 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır. 

            KURUM ARŞİVİNE DEVREDİLECEK MALZEMENİN AYRILMASI 
            Madde 15- Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. 

            KURUM ARŞİVİNE DEVRETME 
            Madde 16- Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri Kurum arşivine devredilir. 
 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 
KURUM ARŞİVİ İŞLEMLERİ 

            UYGUNLUK KONTROLÜ 
            Madde 17- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir, eksiklikler varsa 10 uncu maddede gösterilen biçimde tamamlanır. 

            KURUM ARŞİVİNDE AYIKLAMA VE İMHA 
            Madde 18- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Yönetmeliğin beş ve altıncı bölümlerindeki hükümlere göre yapılır. Kurum arşivinde yapılacak tasnif 20 nci maddede de açıklandığı üzere dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, arşivdeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. 

            DAMGALAMA 
            Madde 19- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Kurum arşivine devredilen malzeme siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. 

            MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNDE TASNİFİ VE YERLEŞTİRİLMESİ 
            Madde 20- Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen malzemenin bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. 

            Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu daire ve alt birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. 

            Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder: 
            a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. 

            Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. 

            b) Kurum arşivindeki arşivlik malzeme kuruluş şemasına göre düzenlenecek Kodlama Planı esaslarına göre kodlanır. 

            Kodlama esasları: 

            Kurum Kodu: Türkiye Atom Enerjisi Kurumu için belirlenecek kod. 

            Birim Kodu: Türkiye Atom Enerjisi Kurumu birimleri için belirlenecek kod. 

            Alt Birim Kodu: Birimlerin alt birimleri için belirlenecek kod. 

            Hizmet Türü Kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmeliği tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları, aynen kullanılacaktır. Bölge teşkilatlarını, merkezdeki alt birimden ayırdetmek için, il kodu, söz konusu teşkilat kodunun önüne yazılır. 

            Ayrıca, kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur: 

            1) Mümkün olduğu kadar fazla rakam veya harf kullanılmasından kaçınılır. 

            2) Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir. 

            3) Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir. 

            c) Ayrımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibarıyla aidiyeti aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. 

            Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. 

            d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan vesaik, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır. 

            1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. 

            2) Üzerine yalnızca "ay"ı olup, "gün"ü belli olmayan evrak, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur. 

            3) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evrak da ait olduğu yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakı arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. 

            e) Ayırma neticesinde, vesaikin ait olduğu, birimler için daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (EK: 1) evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, Alt Birim Kodu'na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. 

            "Kutu veya Klasör Numarası" bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. 

            "Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. 

            "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır. 

            Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. 

            f) Herbir dosya gömleği içerisinde, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (EK: 2) konacaktır. 

            g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (EK: 3) "Dosya Numarası" hanesine bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir. 

            Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyla kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerine "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. 

            h) Kutulara verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır. 

            ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. 

            j) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. 

            k) Tasnifi tamamlanmış evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK: 4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir. 

            Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. 

            Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. 

            Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. 

            Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotograf, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri) tasnifi özelliğine uygun değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. 

            MALZEMENİN ENVANTERLERİNİN ÇIKARILMASI, KATALOGLARININ HAZIRLANMASI 
            Madde 21- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. 

            DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE DEVREDİLECEK MALZEMENİN AYRILMASI VE TESLİMİ 
            Madde 22- Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri (veya "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (EK: 5), varsa kayıt defteri ile) onayı müteakip devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Genel Müdürlükçe denetlenir. 

            Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp hangilerinin geçici veya sürekli olarak Kurumda kalacağı, Başkanlığın görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Kurum arşivinde kalan arşiv malzemesi bu yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine tabidir. 

            ARŞİV MALZEMESİ DEVİR-TESLİM VE ENVANTER FORMUNUN DÜZENLENMESİ 
            Madde 23- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Başkanlıkta değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. 

            Teslim edilen arşiv malzemesi ile ilgili form üzerine, 

            a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, 

            b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotograf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b. olduğu, 

            c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, 

            d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki "kutu" veya "dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası, 

            e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, 

            f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, 

            g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı, 

            h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli Evrak) "G" kısaltması ile gösterilir. 

            ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, 

            j) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, 

            k) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, 

            l) "Evrakın Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. 
 

BEŞİNCİ BÖLÜM 
MUHAFAZASINA LÜZUM KALMAYAN VE İMHA EDİLECEK MALZEME, AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI 

            İMHA EDİLECEK MALZEMENİN TESPİT ÖLÇÜSÜ 
            Madde 24- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), 25 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde, ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar. 

            İMHA EDİLECEK MALZEME 
            Madde 25- Aşağıda sayılan evrak ve vesaikin ayıklanmasına, saklanmasına ve imhasına, Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca karar verilir. Bu malzemeler şunlardır: 

            1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, 

            2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 

            3) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç), 

            4) Adli ve idari yargı organları ile Posta İşletmesi Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, Posta İşletmesi Genel Müdürlüğü'ne zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 

            5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları). 

            6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 

            7) Esasa talluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 

            8) Bir örneği takip ve saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 

            9) Yapılan yazışmalardan ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 

            10) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri, 

            11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 

            12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 

            13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklifi yazılarının fazla kopyaları, 

            14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 

            15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 

            16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 

            17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler, 

            18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler çerçevesinde, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 

            19) Personel devam defteri ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 

            20) İmtihan duyuruları, başvurular, başvuru tutanakları, yazılı imtihan kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 

            21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar, 

            22) Birimler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 

            23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 

            24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 

            25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konulması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 

            26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler, 

            27) Bunların dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden, delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyen evrak ve vesaik, 

            ayıklama ve imha komisyonları kararı gereğince imha edilir. 

            Gerektiğinde yukarıda sayılan malzemeler, bir örnek saklamak suretiyle tür ve yıllarını gösteren imha listeleri ile imhaya tabi tutulabilir. 

            GÖREV VE SORUMLULUK 
            Madde 26- Kurum arşiv hizmet ve faaliyetleri İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlı Arşiv Şube Müdürlüğünce yürütülür. 

            KURUM ARŞİVİNDE YAPILACAK AYIKLAMA VE İMHA 
            Madde 27- Kurumda bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları çeşitli sebeplerle zamanında Kurum arşivine intikal ettirilmemiş ve muhafazasına da lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum arşivine intikal ettirirler. 

            AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ TEŞKİLİ 
            Madde 28- Kurum'da yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu kurulur. Bu komisyon Kurum arşiv sorumlusunun Başkanlığında, Kurum arşivinden görevlendirilecek 2 kişi ile evrakı ayıklama ve imhaya tabi tutacak birimden katılacak 2 kişi olmak üzere 5 kişiden teşekkül eder. Birim arşivinden ise; birim müdürünün görevlendireceği en az 3 kişiden teşekkül eder. 

            AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI 
            Madde 29- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası; ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ve Merkezde Kurum Başkanının, Taşra teşkilatında ise taşra teşkilatı yetkilisinin onayı ile yapılır. 

            AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ ÇALIŞMA ESASLARI 
            Madde 30- Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. 

            Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. 

            Komisyon kararı oy çokluğuyla ile alınır. Komisyonun oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, ita amiri, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimlerden, konusunda uzmanlaşmış iki kişiyi daha komisyonda görevlendirir. Bu komisyonun oy çokluğu ile alacağı karar geçerlidir. 
 

ALTINCI BÖLÜM 
İMHA İŞLEMLERİ 

            AYIKLAMA VE TASNİF 
            Madde 31- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. 

            İMHA LİSTELERİNİN DÜZENLENMESİ 
            Madde 32- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere 2 nüsha olarak hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 

            İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. 

            İMHA ŞEKİLLERİ 
            Madde 33- İmha işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır: 

            a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA'nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir. 

            Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinalarla okunamayacak şekilde kıyılması şarttır. 

            Bu hususun yerine getirilebilmesi için, Kurum arşivi emrine teknik teçhizat sağlanır. 

            b) SEKA'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Artırma- Eksiltme ve İhale Yönetmeliğine göre, sorumluluğu ihaleyi yapan birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir. 

            c) Kurumun özel mevzuatındaki hükümler saklıdır. 

            İMHA EDİLECEK MALZEMENİN AYIKLANMASI 
            Madde 34- İmha edilecek malzeme, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. 

            İMHA TUTANAĞI 
            Madde 35- İmha işlemi, düzenlenecek 2 nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 

            İMHA LİSTELERİ VE TUTANAKLARININ SAKLANMASI VE DENETLEME 
            Madde 36- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri, gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi Kurum 
arşivinde muhafaza edilir. 

            Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. 

            KURUM İLE GENEL MÜDÜRLÜK ARASINDA İŞ BİRLİĞİ 
            Madde 37- Kurum, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü talep eder. 
 

YEDİNCİ BÖLÜM 
SON HÜKÜMLER 

            YÜRÜRLÜK 
            Madde 38- Bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. 

            YÜRÜTME 
            Madde 39- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakan yürütür.

            Ek:1

Arşiv yer damgası (Evrakın arka yüzüne)
 
1
2
3
4
5
6
7
                                1,5 cm           1,5              1,5               2                1,5            1,5               1
 

            1- Kurum kodunun yazılacağı bölüm

            2- Birim kodunun yazılacağı bölüm

            3- Alt birim kodunun yazılacağı bölüm
                (Daire Başkanlığı ve Bağlı Şube Müdürlüğü)

            4- Hizmet türü kodunun yazılacağı bölüm

            (Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip bu dosya numaraları aynen kodlanacaktır.)

            5- Kutu sıra numarasının kaydedileceği bölüm

            6- Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm

            7- Evrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm
Ek: 2 

TÜRKİYE ATOM ENERJİSİ KURUMU BAŞKANLIĞI
DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU
 
Sıra No Tarih Sayı            
Konusu 
Adedi Açıklamalar
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  
 

  
  

 

         
  

Ek 3 

 Etiket (kutu veya klasörün sırt kısmı)
 
 
1
 
2
3
4
 
5
 
 
6
 
 
7
 
 
8
 
 
9
 
 
                            1- Kurum kodu 
                            2- Birim kodu 
                            3- Alt birim kodu 
                            4- Hizmet türü kodu 
                            5- Kutu veya klasör sıra numarası 
                            6- Dosya sıra numarası 
                            7- İşlem yılı 
                            8- Evrakın müteselsil sıra numarası 
                                (..... - ..... şeklinde) 
                            9- Yıl grupları 

Ek 4 

İlgili Resim 03/05/1999 tarih, 23684 sayılı Resmi Gazetenin 25 nci sayfasındadır. 

            Kutunun etiket ve kulp kısmından görünüşü. 

            NOT: Kalın mukavva ve suntadan yapılmış olan arşiv kutusunun üzeri siyah veya lacivert cilt bezi ve içi de kaplık kartonla kaplanacak. 

Ek: 5 

TÜRKİYE ATOM ENERJİSİ KURUMU BAŞKANLIĞI
ARŞİV MALZEMESİ DEVİR-TESLİM ve ENVANTER FORMU
 İlgili Tablo 03/05/1999 tarih, 23684 sayılı Resmi Gazetenin 26 nci sayfasındadır.